Qu’est-ce qu’une note de cadrage et comment la rédiger ?

Seulement 52% des projets ont un document de cadrage.

Pourtant, ce document est essentiel pour poser les bases solides d’un projet. Il formalise les objectifs, le périmètre et les responsabilités, tout en alignant les parties prenantes.

Dans cet article, nous explorons ce qu’est une note de cadrage et les étapes pour la rédiger efficacement. Découvrez également des conseils pratiques pour maximiser son impact.

La note de cadrage est un document clé dans la gestion de projet. Elle a pour objectif de définir le périmètre, les objectifs, et les grandes lignes du projet. Ce document formalise les engagements, réduit les incertitudes, et aligne tous les acteurs autour d’une vision claire.

La note de cadrage n’est pas un simple document administratif. Elle constitue une référence tout au long du projet, aidant à éviter les dérives.

• Objectifs : Quels sont les résultats attendus ?
• Périmètre : Ce qui est inclus et exclu du projet.
• Parties prenantes : Qui sont les acteurs impliqués ?
• Ressources : Quels moyens humains, financiers et matériels sont nécessaires ?
• Planning : Les principales étapes et jalons.
• Risques : Identification des menaces potentielles

Posez-vous les bonnes questions :

• Pourquoi le projet existe-t-il ?
• Quels résultats concrets faut-il produire ?

Des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) renforcent la clarté.

Spécifiez ce que le projet inclut et ce qu’il exclut. Cette étape est cruciale pour éviter les malentendus.

Listez toutes les personnes ou équipes impactées par le projet, et précisez leur rôle. Assurez-vous de leur adhésion pour minimiser les résistances.

Évaluez les moyens nécessaires, comme :

• Les compétences internes et externes.
• Le budget disponible.
• Les outils techniques requis.

Créez un calendrier clair avec des jalons précis.
Cela facilite le suivi des progrès.

Identifiez les principaux risques et proposez des plans d’atténuation.
Mieux vaut prévenir que guérir.

Une note de cadrage efficace ne se limite pas à la formalisation d’un projet, elle doit également être un outil vivant et engageant. 

Voici quelques conseils détaillés pour maximiser son impact :

• Évitez les longues phrases et les explications redondantes.
• Concentrez-vous sur l’essentiel : objectifs, périmètre, ressources, et planning.
• Une bonne pratique consiste à limiter la note à 3 à 5 pages, accompagnée d’annexes si nécessaire (diagrammes, graphiques, etc.).

• Éliminez le jargon technique inutile, surtout si la note s’adresse à des parties prenantes non spécialisées.
• Utilisez des termes simples et précis pour faciliter la compréhension par tous.

Exemple : Au lieu de dire « intégration des flux inter-applicatifs via une architecture SOA », préférez « mise en place d’un système d’échange automatisé entre applications ».

• Organisez des ateliers de travail collaboratif pour co-construire la note de cadrage.
• Cette approche garantit une meilleure adhésion et réduit les résistances lors de l’exécution du projet. 
• Demandez des feedbacks avant la version finale : cela renforce la clarté et le sentiment d’appropriation.

• Intégrez des schémas, tableaux ou timelines pour résumer des informations complexes. Un visuel bien conçu vaut souvent mieux qu’un paragraphe dense.

Exemple : Un diagramme RACI peut clarifier les rôles et responsabilités des parties prenantes.

• Les décideurs cherchent avant tout à comprendre ce que le projet va apporter.
• Décrivez clairement les avantages attendus (gain de temps, réduction des coûts, amélioration de l’expérience client, etc.).

Astuce : Classez les bénéfices en deux catégories : court terme (résultats rapides) et long terme (impact durable).

• Reconnaissez les aspects flous ou les hypothèses non confirmées.
• Proposez des pistes pour clarifier ces points, comme des études complémentaires ou des phases pilotes.

• La note de cadrage n’est pas figée. Révisez-la lorsque des éléments majeurs changent (budget, périmètre, ou ressources).
• Prévoir un point de validation périodique renforce la cohérence entre le cadrage initial et l’état d’avancement.

• Utilisez les leçons apprises pour éviter de réinventer la roue.

Examinez des notes de cadrage similaires pour trouver des idées ou des structures pertinentes.

• Identifiez les risques dès le début et proposez des actions concrètes pour les atténuer.
• Une liste simple comme celle-ci peut aider :
  • Risque : Retard de livraison des ressources externes.
  • Impact : Décalage des délais du projet.
  • Plan d’action : Mettre en place des points réguliers avec les fournisseurs.

Terminez la note de cadrage avec une liste des actions à venir. Cela donne un élan immédiat au projet et fixe des priorités claires.

Une note de cadrage est bien plus qu’un simple document ; c’est le socle du succès d’un projet. Elle permet de sécuriser les engagements et de clarifier les attentes dès le départ. En suivant une méthodologie rigoureuse et en impliquant les parties prenantes, vous poserez les bases d’un projet solide et maîtrisé.

Besoin d’un accompagnement pour structurer vos projets ? Le Groupe BBU est à vos côtés pour transformer vos idées en succès concrets.