La réunionite aiguë : symptôme ou mode de gouvernance ?

Votre journée commence à 9h.
Première réunion.
Puis une autre. Et encore une autre.

Il est 18h, vous avez sauté le déjeuner… et vous n’avez pas touché à ce dossier important que vous aviez pourtant vraiment besoin d’avancer aujourd’hui.

Vous avez l’impression de « travailler » toute la journée… sans jamais produire.

Ce scénario, on l’observe dans trop d’organisations.
La multiplication des réunions est devenue le quotidien de nombreux managers, chefs de projet, ou membres d’équipes.

Mais derrière cette « réunionite », se cache souvent un mal plus profond : une gouvernance en souffrance. Et parfois… un besoin de contrôle mal placé.

Multiplier les réunions n’est pas une preuve d’efficacité. C’est souvent le symptôme d’un manque de clarté :

• Rôles flous : on se réunit « pour être sûrs » que tout le monde est aligné, car personne ne sait vraiment qui décide.
• Objectifs diffus : comme les priorités ne sont pas claires, tout mérite d’être débattu… en réunion.
• Gouvernance éclatée : on crée des comités pour piloter les comités. Et on oublie pourquoi on les a lancés au départ.
• Et surtout : un besoin implicite de contrôle, qui pousse à surcommuniquer au lieu de faire confiance.

Ce n’est pas une question d’agenda. C’est une question de gouvernance.

La bonne nouvelle, c’est qu’on peut agir. Même sans réformer toute l’organisation.

Voici quelques pratiques simples, mais puissantes :

• Faire l’inventaire des réunions : notez pendant une semaine le nombre de réunions, leur objet, leur durée, et leur valeur perçue. (Spoiler : ça pique souvent.)
• Redéfinir l’objectif de chaque rituel : Est-ce une réunion de pilotage ? d’information ? de décision ? Si l’objectif est flou, l’heure le sera aussi.
• Limiter les participants. Moins de monde = plus de clarté. Pas besoin d’être 12 pour décider à 3.
• Mettre un chrono (et s’y tenir): une réunion d’une heure peut souvent être faite en 30 minutes. Ou remplacée par un mail.
• Utiliser l’écrit pour désaturer l’oral : un brief envoyé la veille, un support synthétique, ou un compte rendu concis évitent bien des bavardages.
• Dire non, parfois. Vraiment. Refuser une réunion sans ordre du jour, sans livrable clair, ou sans impact ? Ce n’est pas de l’insubordination, c’est de l’hygiène mentale.

Quand on sort du pilotage par la réunion, on retrouve :

• Du temps pour le travail de fond
• Une prise de décision plus fluide
• Moins de dispersion
• Moins de fatigue
• Et… parfois même un vrai plaisir à se retrouver quand c’est vraiment utile

On ne supprime pas les réunions. On leur redonne du sens.

On dit souvent que la réunion est le mal du siècle. Mais ce n’est pas la réunion le problème. C’est ce qu’on en fait. Une réunion utile, bien préparée, avec les bonnes personnes et un vrai objectif, peut être un formidable levier d’alignement, de décision, et de dynamique collective.

Mais quand elle devient un réflexe, un mode de gouvernance par défaut, ou pire : un refuge contre l’action… elle finit par épuiser les équipes et ralentir les projets.

Prendre du recul sur ses pratiques, revoir ses rituels, retrouver du temps pour ce qui compte vraiment : ce sont des leviers puissants (et souvent sous-estimés) de performance et de bien-être au travail.

Chez Groupe BBU, nous intervenons au cœur des projets IT de nos clients, aux côtés de consultants qui vivent cette réalité au quotidien.